Los Cabos se prepara para implementar el modelo de gestión documental: LGA

Irina Castro Olachea

La emisión de Lineamientos para la organización y conservación de los archivos por parte del Sistema Nacional de Transparencia (publicados en el Diario oficial de la federación el 4 de mayo de  2016), establece el instrumento de carácter reglamentario que establece los principios, bases y procedimientos para asegurar la adecuada gestión documental en México con  el propósito de contribuir con la consecución de garantías del estado mexicano a los derechos humanos de acceso a la información pública y la protección de datos personales.

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Tras dos años se presenta un nuevo panorama en nuestro país para la conservación documental, el surgimiento de la nueva Ley General de Archivos LGA el pasado mes de  Junio de 2018, a partir de esta fecha se cuenta con un régimen jurídico completo y exhaustivo que impone una serie de obligaciones que deben atenderse, a partir de su entrada en vigor  (un año) y un año adicional para que los estados armonicen sus disposiciones jurídicas, se da la oportunidad de promover un cambio gradual, progresivo pero consistente, en la forma de gestionar los archivos en todos los sujetos obligados, de tal forma que cuando concluyan los plazos, el nuevo modelo de gestión documental se encuentre adecuadamente instalado y en pleno funcionamiento en todo el país.

En el seguimiento de esta normatividad es indispensable no solo visibilizar el tema, sino ampliar el panorama a las y los sujetos obligados en su totalidad, de manera que conozcan sus obligaciones y las responsabilidades en las que puedan incurrir de no tomar las previsiones necesarias, esto en coordinación con los archivos estatales y los órganos garantes. Ante esta importante responsabilidad el gobierno municipal de Los Cabos encabezado por Jesús Armida Castro Guzmán ha decidido aplicar sus esfuerzos en el tema, no solo capacitando al personal de la unidad de transparencia, sino a todos los sujetos obligados que integran la XIII Administración.

Visibilizar la importancia de los archivos en la tutela de los derechos de acceso a la información pública y protección de los datos personales, así como promover la instrumentación paulatina y consistente de las obligaciones que en materia de archivos y gestión documental, que derivan de los Lineamientos para la organización y conservación de los archivos, son solo dos de los objetivos clave para llevar a cabo el “ Taller para la implementación del Nuevo Modelo de Gestión Documental”, impartido por el M.C. José Guadalupe Luna Hernández, Coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, quien ahondó no solo en la importancia de los documentos y los archivos en las sociedades, sino que mostró a los asistentes las condiciones actuales de los archivos en el país, expresando esa amplia lista de debilidades que deben combatirse en el tema de gestión documental y los riesgos que se tienen en la tarea por parte de las autoridades responsables.

Los deberes de los sujetos obligados, que y como se va a conservar cada documento conforme su clasificación, los tipos de clasificación, así como el ciclo de vida de los documentos son solo algunos de los múltiples temas tratados durante el taller, en el cual se vio reflejada la preocupación por el tratamiento de los datos personales pero además la solución específica a los temas de  espacio y recurso para llevar con éxito la práctica de archivos.

Con el ejercicio de este taller, el municipio de Los Cabos no solo sigue dando muestra de su compromiso por seguir ejerciendo gestiones puntuales y responsables que den certeza a todas las personas en sus derechos de acceso a la información, protección a datos personales sino que también ahora se ocupará de la correcta gestión documental para la preservación de archivos con lo que se garantice a toda persona el acceso a la información pública mediante procedimientos prontos, eficaces, expeditos y progresivos tal como lo establece el Artículo 3, fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de B.C.S.

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